HR-Blog
Digitale Personalakte
HR Software  |  9 Min.

Digitale Personalakte: Auswahl, Funktionen und Vorteile

Sonja Dietz

Hängeregister mit dem Wort Personalakte

Eine Digitale Personalakte vereinfacht Verwaltungsprozesse erheblich. Alleridings: Wer noch nicht von der Akte auf Papier auf Software umgestellt hat, sollte sich vorab intensiv mit dem Thema beschäftigen. Wir haben ein paar Tipps zusammengestellt, aorauf es bei der Wahl des richtigen Tools ankommt.

 

Personalakte – eine hochsensible Angelegenheit

Die Personalakte ist nicht nur eines der zentralsten Tools im HR Management, sondern auch eines der sensibelsten. Nirgendwo sonst finden sich so viele personenbezogene Daten. Und diese bedürfen laut der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eines besonderen Schutzes. Aus gutem Grund: Geraten sie in falsche Hände, können mit schon mit dem Namen und der Adresse eines Mitarbeiters mannigfache schädliche Handlungen ausgeführt werden.

Eine professionelle Digitale Personalakte beugt Gesetzesverletzungen vor. Zugang gibt es für Mitarbeiter nur mit einem personalisierten Login. Außerdem kann in dem System über ein Berechtigungskonzept für jeden Anwender sehr feingranular eingestellt werden, wer welche Information sehen darf. So können Informationen nicht ausgespäht werden.

Mit einer Digitale Mitarbeiterakte ist auch die datenschutzkonforme Umsetzung von Löschkonzepten einfacher. Der Hintergrund: Bestimmte Dokumente müssen gelöscht werden, wenn sie nicht mehr gebraucht werden. Hier unterstützen die Tools mit automatischen Lösch-Algorithmen. Für verschiedene Dokumententypen lassen sich individuelle Ablaufdaten definieren. Danach werden die Daten automatisch aus dem System eliminiert.

 

 

 

Was ist eine Digitale Personalakte?

Die Personalakte ist nicht nur eines der zentralsten Tools im HR Management, sondern auch eines der sensibelsten. Nirgendwo sonst finden sich so viele personenbezogene Daten wieder.  Laut § 3 Abs. 1 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) handelt es sich bei personenbezogenen Daten „um Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person“.

Überdies gewährleistet eine Digitale Personalakte einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff. Wichtige Informationen können also immer dann abgerufen werden, wenn sie benötigt werden. Egal, wo man sich gerade befindet. Im Home-Office, auf einer Geschäftsreise, in einer anderen Unternehmensdependance oder in einem externen Meeting.

Das gewährleistet eine nahtlose und unterbrechungsfreie Personalarbeit. Dabei sind die Lösungen so konzipiert, dass Anwender Informationen über jedes Endgerät abrufen können. Auch über das Smartphone. Und auch in diesem Zusammenhang ist mit dem richtigen Tool dem Datenschutz Rechnung getragen, denn die Daten werden sicher und verschlüsselt übertragen.

 

HR arbeitet zunehmend mobil

Insbesondere Firmen mit einem großen Filialnetz profitieren von einer Digitalen Personalakte, weil Mitarbeiter, Linienvorgesetzte und HR so von unterschiedlichen Standorten aus jederzeit die Möglichkeit haben, auf alle relevanten Dokumente zuzugreifen und parallel daran arbeiten können.

 

Zumal HR ab sofort viele Arbeiten wahrscheinlich aus dem Home-Office erledigen wird. Das legt eine Berechnung der Unternehmensberatung McKinsey nahe: Diese schätzt, dass aufgrund des Trends zum mobilen Arbeiten während der Corona-Krise fast jeder dritte Büro-Arbeitsplatz in Deutschland überflüssig werden könnte. Jedenfalls wünschen sich viele Arbeitnehmer dauerhaft flexibler zu arbeiten. Gut möglich, dass auch mancher HR-Mitarbeiter auf den Geschmack gekommen ist. Dann ist eine zentral verfügbare Digitale Personalakte natürlich äußerst komfortabel.

Hinzu kommt, dass die Tools mit ihrer enormen Funktionsbandbreite im HR-Alltag vieles erleichtern. Vor zehn Jahren war eine digitale Personalakte häufig einfach ein Pendant zur Akte aus Papier. Man konnte darin Register abbilden und verschiedene Dokumententypen archivieren. Fertig. Inzwischen ist das nur noch ein kleiner Teilbereich dessen, was mit einer Digitalen Personalakte möglich ist.

eBook: HR-Software
eBook: HR-Software

Wann Sie eine Software implementieren sollten

Jetzt kostenlos downloaden

Funktionsbandbreite einer Digitalen Personalakte

Mit einer Digitalen Mitarbeiterakte sparen Sie im Schnitt bis zu zwei Drittel ihrer Zeit für Verwaltungsaufgaben ein. Allzu oft erledigen HR-Manager Prozesse, für die es längst die passende Software-Funktion am Markt gäbe, allerdings noch auf Papier oder in Excellisten. Ohne jede Anbindung an die Systeme anderer Abteilungen und ohne automatischen Datenaustausch.

Im Zweifel müssen Daten hin und herkopiert werden. Solche Administrationstätigkeiten sind nicht nur mühsam und zeitaufwändig, sondern bergen auch ein erhöhtes Risiko für Fehler. Durch Schnittstellen zu anderen Systemen besteht innerhalb einer Digitalen Personalakte jedoch die Möglichkeit, Daten aus anderen Programmen zu importieren. Zum Beispiel jene aus der Personalverrechnung. Damit gehören Copy-and-Paste-Fehler der Vergangenheit an.

Außerdem ist es möglich, automatisierte Workflows zu implementieren. Das automatische Einlesen und Zuordnen von Empfangsbestätigungen und ELDA-Meldungen oder die automatische Prüffunktion auf Vollständigkeit der Personalakte sind hierfür wesentliche Beispiele. All das entlastet HR spürbar von administrativen Aufgaben. Integrierte Suchfunktionen im System sparen überdies wertvolle Zeit bei der Recherche von Informationen.

 

 

Welche Vorteile hat eine Digitale Personalakte?

Das ist aber immer noch nicht alles. Ändern sich beispielsweise die Stammdaten der Mitarbeiter, können diese kleine Änderungen in dem System einfach selbst vornehmen! Das ist das Prinzip von Employee Self Services (ESS): Die Mitarbeiter erhalten Zugriff auf ihre persönlichen Daten und vermerken Neuerungen selbstständig, ohne HR kontaktieren zu müssen. Auch das beugt Fehlern vor. Wer kennt seine eigenen Daten schließlich besser als der Mitarbeiter selbst?

 

Mann benutzt ein Tablet im Office

 

Es gibt also einige Vorteile, die mit einer Digitalen Mitarbeiterakte verbunden sind. Und es geht noch weiter. Zum Beispiel verringert die Digitalisierung und elektronische Archivierung sämtlicher Mitarbeiterdokumente außerdem den Papier- und Platzbedarf in der HR-Abteilung. Archivräume mit meterlangen Stahlschrankreihen voller Aktenordner mit Personalunterlagen gehören damit der Vergangenheit an.

Und: Papiere können nicht mehr verloren gehen oder beschädigt werden. Denn eine Digitale Personalakte verfügt über ein automatisches Backup-System, das für eine garantierte Ausfallsicherheit der Daten sorgt.

 

 

Auswahl des richtigen Tools für die Digitale Personalakte

Doch viele Anwender sind sich unsicher: Worauf kommt es bei der Auswahl der richtigen elektronischen Personalakte an? Wie trennt man die Spreu vom Weizen im unüberschaubaren Dschungel der HR Software Anbieter? Es ist tatsächlich nicht gänzlich unkompliziert, eine HR-Software auszuwählen. Hier empfiehlt es sich, auf einschlägigen Vergleichsportalen zu recherchieren oder sich bei einem auf HR Software spezialisierten Berater zu informieren.

So finden Sie die richtige Digitale Personalakte:

  • Was ist eine digitale Personalakte?
  • Anbindungsmöglichkeiten der HR Software an das hauseigene System.
  • Den Funktionsumfang eines Tools.
  • Adaptierbarkeit des Systems an hauseigene Workflows.
  • Informationen zum Datenschutz.
  • Informationen zum Hosting des Systems.
  • Kosten einer Digitalen Personalakte
  • Gibt es eine kostenlose Software für die Digitale Personalakte?
  • Wann lohnt sich die Digitale Personalakte?
  • Welche konkreten Vorteile hat die Digitale Personalakte für das Anwenderunternehmen?

 

 

Digitale Personalakte: Top Tools, die Sie kennen sollten

Hier schon mal ein erster Überblick über Top Tools unserer Kunden, die wir Ihnen in den folgenden Abschnitten kurz vorstellen möchten.

 

Die Digitale Personalakte EDIB® von BEGIS

Die Digitale Personalakte EDIB® von BEGIS ermöglicht es Anwendern, Dokumente so abzulegen, dass sie weiterhin das Gefühl haben, mit einer realen Akte zu arbeiten: Sie bildet die Strukturen der Papierakte ab und erleichtert Personalsachbearbeitern den Umgang mit den digitalen Systemen.

Der Anwender findet weiterhin Reiter vor, wie er es von der Papierakte gewohnt ist. Innerhalb der Reiter werden die Dokumente noch einmal unterschieden nach Dokumentenarten. Pro Mitarbeiter wird eine elektronische Akte angelegt, in der sämtliche Dokumente gesammelt werden. Zugriffe auf einzelne Dokumente erfolgen über eine detaillierte Berechtigungsstruktur. Ein besonderes Feature ist „Meine Akte“. Hier können Unternehmen ihren Mitarbeitern Dokumente zur Verfügung stellen – die monatliche Gehaltsabrechnung zum Beispiel.
Zum Vergleich

 

Digitale Personalakte von Hamburger Software

Auch bei der Lösung aus dem Hause Hamburger Software ist die Aktenstruktur der Digitalen Personalakte flexibel anpassbar. Weitere Vorzüge:

  • Schlanke Prozesse: Wichtige Informationen stehen an verschiedenen Stellen gleichzeitig zur Verfügung.
  • Transparenz: Alle relevanten Daten werden in der digitalen Personalakte von Hamburger Software systematisch und zentral gespeichert. Der Effekt: Unvollständige Akten gehören der Vergangenheit an, weil Unterlagen nicht mehr zum Kopieren, zur Bearbeitung oder zur Erstellung von Statistiken entnommen werden müssen.
  • Kostensenkung: Anwender sparen nicht nur wertvolle Arbeitszeit ein, sondern tragen auch zur Kostensenkung in ihrer Abteilung bei. Sie müssen kaum noch Unterlagen kopieren und können die Lagerung von Papierakten auf ein Minimum reduzieren. Dazu sagt auch die Umwelt danke!

Zum Vergleich

 

Entgelt und Rente AG: Digitale Personalakte

Die Digitale Personalakte der Entgelt und Rente AG ist eines von vielen verschiedenen Modulen einer cloudbasierten Softwarelösung für Personalmanager. Die Daten werden standortunabhängig in der Cloud gespeichert. Nicht nur berechtigte Führungskräfte und HR Manager, sondern auch die Mitarbeiter selbst haben Zugriff auf ihre individuellen Daten.

In der Digitalen Personalakte lassen sich Arbeitsverträge, Zeugnisse oder andere Mitarbeiterdokumente in digitaler Form verwalten. Die Ausgestaltung der Digitalen Personalakte ist frei wählbar, der Kunde entscheidet nicht nur über die Ordnerstruktur, sondern kann die Lösung ganz individuell nach seinen Wünschen strukturieren.

Die Personalverwaltung wird durch die Digitalisierung transparenter. Nicht nur innerhalb der Personalabteilung, in der nun alle Dokumente digital und zentral verwaltet werden, sondern auch für die Mitarbeiter, die über Mitarbeiter-Accounts Zugriff auf ihre Daten haben – von überall und zu jeder Zeit, egal ob vom Rechner, Tablet oder Smartphone aus.
Zum Vergleich

 

Die Digitale Personalakte von Persis

Mit der Digitalen Personalakte von persis gibt es in der Personalabteilung keine Doppelerfassungen auf Papier mehr. Die Software organisiert Wiedervorlagen, steuert Workflows und ermöglicht eine mitarbeiterübergreifende Dokumentenrecherche. So ist immer alles schnell und einfach zu finden.

PDF-Dateien sind im integrierten Dokumentenviewer einsehbar und die Dokumenten-Darstellung erfolgt in Buchform. Schriftstücke wie Briefe und E-Mails, die in der Persis Software erstellt worden sind, werden automatisch in der Digitalen Personalakte am richtigen Platz einsortiert. Beim Dokumentenimport leisten Barcodes wertvolle Unterstützung.
Zum Vergleich

 

Digitale Personalakte von aconso


Mit der aconso Digitalen Personalakte können Mitarbeiter, Führungskräfte sowie die zuständigen HR-Sachbearbeiter und HR-Administratoren schnell und einfach per Web-Browser auf Mitarbeiterdokumente zugreifen. Der Zugang erfolgt verschlüsselt über Laptop, PC, Smartphone oder Tablet.

Die Features und Services der Digitale Personalakte von aconso auf einen Blick:
  • Standortunabhängiger Zugriff
  • Single Sign-On
  • Garantierter Datenschutz und Datensicherheit
  • Rollenspezifische Handhabung
  • Intuitiv bedienbare User-Interfaces
  • Integrierbarkeit in bestehende Systeme

Zum Vergleich

 

Digitale Personalakte von Agenda

Die Digitale Personalakte des Softwareherstellers Agenda beinhaltet folgende Funktionen:

  • Import von Dokumenten
  • Verwaltung von Entwürfen und Zuordnung zu Mitarbeitern
  • Definition verschiedener Dokumententypen, Register und Ablageorte
  • Wiedervorlage einzelner Dokumente im Bereich „Aufgaben und Fristen“
  • Automatische Vollständigkeitsprüfung von Pflichtdokumenten
  • Durch die Verzahnung der digitalen Personalakte mit dem Personalmanagement stehen unter anderem folgende Kernfunktionen zur Verfügung:
  • Zugang zu Mitarbeiterinformationen wie Stammdaten, Kompetenzen, Aufgaben und Hierarchien
  • Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten
  • Bereitstellung von Dokumenten aus der digitalen Personalakte im Personal-Portal

Zum Vergleich

Unser Fazit: Wer heute mit digitalen HR-Tools wie einer Digitalen Personalakte arbeitet, kann Prozesse wesentlich effizienter gestalten – verknüpft mit anderen intelligenten Software-Lösungen sorgt sie dafür, dass Personalabteilungen eine zu hohen Verwaltungsaufwand minimieren und Datenschutzlücken eliminieren.

Sie wollen mehr über das Thema Digitale Personalakte, die Kosten, Funktionen und ihre Vorteile erfahren und die Angebote unserer Kunden besser kennenlernen? Unser unabhängiges Expertenteam berät Sie sehr gerne. Nehmen Sie jederzeit Kontakt auf.

Finden Sie eBooks zu allen Themen in unserer Academy

Abonnieren Sie unseren Newsletter, um nichts zu verpassen

030 120 643 64

Für kostenfreie Anrufe.

post@personalhub.de

Für alle, die lieber schreiben.

Rückruf-Service

Wir rufen Sie gerne zurück.

Wir sind täglich von 8:00 bis 18:00 Uhr für Sie da.