HR-Blog
Exit Interview
Personalführung  |  4 Min.

Exit-Interview: So läuft das Offboarding richtig

Sonja Dornieden

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Dass Arbeitnehmer ihren Arbeitgeber verlassen, passiert heute alle Nase lang. Denn der aktuelle Arbeitsmarkt bedingt nun einmal, dass Mitarbeiter sich das Unternehmen aussuchen können, in dem sie arbeiten wollen. Meist geschieht ein Wechsel, wenn die Chemie zwischen Unternehmen und Mitarbeiter nicht mehr stimmt. Hier sollten Chefs nachhaken: Betrifft die Unzufriedenheit nur den scheidenden Arbeitnehmer oder gar das ganze Büro? Exit-Gespräche geben hier viel Aufschluss. Was dabei zu beachten ist.

 

Exit-Gespräch- Was ist bei dem Interview zu beachten?

Dennoch sollten Personalverantwortliche den damit verbundenen Frust beiseite schieben, die Nachricht über den scheidenden Mitarbeiter erst einmal verdauen und selbigem ein Gesprächsangebot machen. Nicht unbedingt, um ihn zum Bleiben zu bewegen. Denn wer die Kündigung einmal ausgesprochen hat, hat in der Regel bereits einen langen Prozess des Überlegens hinter sich. Und dieser ist meist unumkehrbar. Diese Mühe können sich Chefs also sparen. Zumal solche Gespräche schnell peinlich werden können, weil der Mitarbeiter das Gefühl hat, sich für seine Entscheidung rechtfertigen zu müssen.

Nein, Vorgesetzte sollten aus ganz anderen Gründen mit dem Mitarbeiter ein Offboarding-Gespräch unter vier Augen führen. Zum einen, weil es wichtig ist, im Guten auseinander zu gehen: Wer weiß schon, ob sich die beruflichen Pfade nicht irgendwann wieder kreuzen? Möglicherweise sogar unter umgekehrten Vorzeichen: Dann ist der ehemalige Mitarbeiter vielleicht der Vorgesetzte und der einstige Chef ein Experte in dessen Team. In der heutigen Arbeitswelt ist alles möglich. Oder man sitzt sich als Kunde und Dienstleister gegenüber. Insofern ist es auf beiden Seiten nie ratsam, verbrannte Erde zu hinterlassen.

 

Exit Interview: Das sollten Sie fragen

Zum anderen sollte der Vorgesetzte in dem Exit-Gespräch auch versuchen, die wesentlichen Austrittsgründe seines Teammitglieds in Erfahrung zu bringen. Denn mitunter kann der Scheidende wichtige Hinweise geben, ob die gelebte Unternehmenskultur, das Betriebsklima und die Arbeitsbedingungen den eigentlichen Ausschlag dafür gegeben haben und es möglicherweise auch anderen Arbeitnehmern im Team so geht.

 

Warum ist ein Exitgespräch wichtig?

  • Sauberen Abschluss schaffen
  • Austrittsgründe in Erfahrung bringen
  • Grundlagen zur Verbesserung des Betriebsklimas finden
  • Maßnahmen für bessere Mitarbeiterzufriedenheit treffen
  • Arbeitszufriedenheit bestehender und zukünftiger Mitarbeiter verbessern
  • Kündigungen vorbeugen
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Leitfaden für das perfekte Exit Gespräch

1. Das richtige Timing:

Sie sollten ein Exit-Gespräch dann führen, wenn der Mitarbeiter nicht mehr befürchten muss, negative Konsequenzen davonzutragen. Das ist dann der Fall, wenn er sein Arbeitszeugnis bereits in den Händen hält und mit HR alle Formalitäten für den beruflichen Wechsel geklärt hat. Nur dann wird er die ausschlaggebenden Faktoren für den bevorstehenden Schritt auch völlig ungezwungen benennen.

 

2. Freiwillige Basis:

Druck und Zwang sind nie gute Berater, daher sollte der Mitarbeiter freiwillig entscheiden können, ob er ein Exit-Gespräch überhaupt führen will. Entscheidet er sich dagegen, verbietet sich jede weitere Überzeugungsarbeit seitens der Führungskraft. Es spricht aber natürlich nichts dagegen, dem Mitarbeiter bereits bei der Einladung den Hintergrund des Offboarding-Gesprächs näher zu bringen. Dann weiß er, worauf er sich einlässt und das erhöht die Chance, dass er daran teilnimmt.

 

3. Die richtigen Fragen stellen:

Damit eine Atmosphäre entstehen kann, die zu einem offenen Austausch führt, sollte der Mitarbeiter nicht mit Fragen bombardiert werden. Ein Exit-Gespräch ist kein Verhör, sondern sollte als ein Austausch auf Augenhöhe angelegt sein. Also müssen durchaus Spielräume für den scheidenden Mitarbeiter bestehen, frei zu sprechen. Also bitte keine Frage-Liste abarbeiten. Das wird schnell dazu führen, dass der Mitarbeiter dicht macht und dann erfährt der Vorgesetzte nie, ob im Unternehmen etwas im Argen liegt.

 

4. Hinweise zur Nachbesetzung:

Was in keinem Fall untergehen sollte, ist die Frage der Nachbesetzung zu klären.

 

5. Lieber einmal zu viel nachfragen:

Bei Unklarheiten während des Gesprächs sollte der Manager unbedingt nachfassen. Denn es nutzt ihm nichts, wenn er nur ungefähr weiß, was einen Mitarbeiter dazu bewogen hat, die Reißleine zu ziehen. Es sollte schon ein möglichst genaues Bild entstehen.

 

Wer führt das Exit Gespräch?

Exit-Interviews können in der Praxis sowohl von disziplinarischen Vorgesetzten als auch Vertretern aus dem HR-Bereich geführt werden. Für letztere spricht, dass das hierarchische Gefälle, wie es gegenüber dem Vorgesetzten bestanden hat, nicht vorhanden ist und damit die Chance auf eine Unterhaltung auf Augenhöhe größer wird.Entsprachen die Aufgaben, die der Mitarbeiter zuletzt erledigte noch seinem einstigen Stellenprofil oder muss dieses ergänzt oder verändert werden. Manchmal sind es nur Nuancen, auf die ein Mitarbeiter seinen Manager hinweist. Doch diese können den Ausschlag dafür geben, einen passgenauen Nachfolger zu rekrutieren.

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