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Arbeitsrecht  |  4 Min.

Mitarbeiter eingestellt: Diese Unterlagen und Anmeldungen sind wichtig

Sonja Dornieden

Anmeldung neue Mitarbeiter - Junger Mann freudig bei der Arbeit mit Kaffee und Telefon

Stellenanzeige ausgeschrieben, geteilt, Mitarbeiter gefunden, eingestellt. Geschafft! Naja, noch nicht ganz. Es gibt nun noch eine ganze Reihe an Anmeldungen, die jetzt fällig werden: Bei der SozialversicherungUnfallversicherung und bei der Krankenkasse. Eine Übersicht.

 

Neue Mitarbeiter: Welche Unterlagen sind nötig?

  1.  Steueridentifikationsnummer
  2. Sozialversicherungsausweis
  3. Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
  4. Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen
  5. Bei neuen Mitarbeitern aus Ländern, die nicht der EU angehören: Arbeitserlaubnis
  6. Im Falle einer Behinderung: Schwerbehindertennachweis

 

Neue Mitarbeiter: Welche Anmeldungen sind nötig?

1. Anmeldung beim Finanzamt

Nun ist HR an der Reihe, eine ganze Riege an Anmeldungen zu erledigen. Beim Finanzamt zum Beispiel. Dazu muss der neue Mitarbeiter über das ELStAM-Verfahren angemeldet werden. Das Kürzel steht für Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale. Und so funktioniert’s: Für das ELStAM-Verfahren braucht der Arbeitgeber nur den Tag der Geburt und die steuerliche Identifikationsnummer des neuen Arbeitnehmers. Auch die Information, ob es sich um ein Haupt- oder um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt, ist relevant.

Nach der Eingabe dieser Daten ruft der Arbeitgeber die Lohnsteuerabzugsmerkmale wie die Steuerklasse des Arbeitnehmers elektronisch bei der Finanzverwaltung ab. Veränderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale werden dem Arbeitgeber übrigens von der Finanzverwaltung auf elektronischem Weg mitgeteilt.

 

2. Anmeldung bei der Sozialversicherung

Neue Angestellte, müssen außerdem bei der zuständigen Krankenkasse angemeldet werden. Die Wahl der Krankenkasse trifft der Beschäftigte selbst. Achtung: Bei der Anmeldung müssen bestimmte Fristen eingehalten werden. Binnen zwei Wochen muss die Krankenkasse Bescheid wissen. Hierfür gibt es von den gesetzlichen Krankenkassen den Vordruck “Meldung zur Sozialversicherung”, der ausgefüllt werden muss. Es besteht auch die Möglichkeit, den neuen Mitarbeiter auf elektronischem Weg anzumelden. Hier beläuft sich die Abgabefrist auf sechs Wochen nach Aufnahme der Tätigkeit.

Um bei dem Versicherer gemeldet werden zu können, ist die Vorlage des Sozialversicherungsausweises des Arbeitnehmers vonnöten. Gibt der Firmenneuling diesen nicht in den ersten drei Tagen nach Arbeitsantritt ab, ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine Kontrollmeldung an die Krankenkasse zu schicken.

Unterlagen neue Mitarbeiter Hängeregister

 

Was hat es mit der Betriebsnummer auf sich?

Betriebe benötigen zur Meldung der bei ihnen beschäftigten Arbeitnehmer an die Sozialversicherung eine Betriebsnummer. Mit der Einstellung des ersten Angestellten erteilt der Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit die erste Betriebsnummer. Alle weiteren können dort ebenfalls beantragt werden.

Arbeitgeber sollten neue Mitarbeiter außerdem bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anmelden. Durch eine Mitgliedschaft sind diese automatisch in der gesetzlichen Unfallversicherung versichert. Die Leistungen der Berufsgenossenschaft umfassen Prävention von Berufskrankheiten, Unfallentschädigung, Rehabilitationsmaßnahmen und finanzielle Absicherung der Familie.

Was gilt für Minijobber?

Einen Sonderfall bei der Anmeldung bilden Minijobber: Für sie ist die Minijob-Zentrale der Bundesknappschaft zuständig. Die Anmeldung des Minijobbers muss mit der ersten Gehaltsabrechnung oder spätestens sechs Wochen nach der Aufnahme des Beschäftigungsverhältnisses erfolgen. Bei der Anmeldung des Minijobbers ist auch anzugeben, ob er Eigenbeiträge zur Rentenversicherung abführt, oder ob er einen Befreiungsantrag gestellt hat.

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Diese Branchen verlangen eine Sofortanmeldung

Bauarbeiter, Schausteller, Gebäudereinigungskräfte, Messebauer, Beschäftigte in der Gastronomie, im Personenbeförderungsgewerbe und im Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe müssen sofort bei den Versicherungsträgern angemeldet werden. Das trifft auch auf diese Berufsgruppen zu: Beschäftigte in der Fleischwirtschaft, Arbeitnehmer in der Forstwirtschaft und im Prostitutionsgewerbe. Anlaufstellen sind je nach Art der Beschäftigung die Datenstelle des Rentenversicherungsträgers oder die Minijob-Zentrale.

Auf diese Weise sollen Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung bekämpft werden. Die Sofortmeldung ist spätestens am Tag der Arbeitsaufnahme zu erstatten. Auch sie erfolgt elektronisch. Vorsicht: Betriebe können trotz erfolgter Sofortmeldung nicht auf die reguläre Anmeldung verzichten. Sie erfolgt zusätzlich.

Was passiert bei falschen Angaben? 

Bei der Übermittlung der Mitarbeiterdaten müssen Personalverantwortliche äußerste Vorsicht walten lassen. Falsche Informationen zur Sozialversicherung über einen Arbeitnehmer führen im Zweifel zu hohen Bußgeldern und Nachforderungen.

 

Wenn der Mitarbeiter eine neue Anstellung gefunden hat

Hat sich ein Angestellter entschieden, den Betrieb wieder zu verlassen, muss er mit der nächsten Lohn- und Gehaltsabrechnung abgemeldet werden und ein angemessenes Offboarding erfolgen. Es gibt aber eine gewisse Übergangsfrist. Spätestens nach sechs Wochen nach Beschäftigungsende müssen aber wirklich alle  zuständigen Stellen informiert sein.

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