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Mitarbeitergespräch
HR Software  |  7 Min.

Mitarbeitergespräch: Methoden und Vorgehensweisen für den Gesprächserfolg

Sonja Dietz

Lächelnde Businessfrau spricht mit einer Kolleging im Office.jpg

Das Mitarbeitergespräch dient der Bestandsaufnahme: Wo steht ein Mitarbeiter gerade und wohin könnte er sich entwickeln? Hierbei ist es wichtig, strukturiert vorzugehen. In unserem Leitfaden erfahren Sie, was für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch essentiell ist.

 

Was ist ein Mitarbeitergespräch?


Mitarbeitergespräche finden regelmäßig zwischen einer Führungskraft und einem Mitarbeiter statt. Sie dienen meist der Zielermittlung und dem Geben von Feedback. Es gibt aber auch noch andere Formen:

  • Entwicklungsgespräche
  • Konfliktgespräche
  • Informationsgespräche
  • Problemlösungsgespräche

 

Ablauf eines Zielvereinbarungsgespräches:

  • Vorbereitung und Rahmenbedingungen schaffen
  • Bestandsaufnahme über den Status Quo
  • Stärken-Schwächen-Analyse: Wo lagen die größten Erfolge? Wo lagen die Gründe für Misserfolge?
  • Erörterung passender Entwicklungsmaßnahmen
  • Feedback zum Führungsverhalten des Vorgesetzten
  • Ziele für das kommende Jahr definieren
  • Zwischengespräche festlegen
  • Schriftliche Dokumentation des Gesprächs

Gehen wir jetzt das Ganze einmal Schritt für Schritt durch.

 

Das Mitarbeitergespräch vorbereiten


Bei einem offiziellen Mitarbeitergespräch mit einem Angestellten kommt es auf eine gute Vorbereitung an. Umso zielführender ist es. Es ist außerdem das A und O, dass Vorgesetzter und Mitarbeiter in einem ruhigen Rahmen zusammenkommen, ohne Störung von außen, die den Gesprächsfluss immer wieder unterbrechen. Optimal ist es, sich in einem Meetingraum zu treffen und nicht direkt im Büro, in dem dauernd das Telefon klingelt oder Mitarbeiter hereinschneien.

Auch auf das richtige Ambiente kommt es an. Das Bereitstellen von Kaffee und vielleicht ein bisschen Gebäck auf dem Tisch können dafür sorgen, dass die Stimmung ein wenig aufgelockert wird. Vor allem sollte das Mitarbeitergespräch mit dem Angestellten nicht unter Zeitdruck stattfinden, damit alle wesentlichen Punkte auch wirklich ganz in Ruhe besprochen werden können.

Insofern ist es wichtig, sich mindestens einen Zeitrahmen von einer Stunde, besser noch von zwei Stunden, zu blocken. Und natürlich sollten die Mitarbeiter rechtzeitig über das anstehende Zielvereinbarungsgespräch oder Feedbackgespräch informiert werden – mindestens zwei Wochen vorher. Damit auch sie die Chance haben, sich vorzubereiten.

 

Die Inhalte eines Mitarbeitergesprächs


Selbstbewusste Businessfrau spricht bei einem Meeting mit einem männlichen kollegen

Nach einer kurzen Einleitung sollte etwa in einem Zielvereinbarungsgespräch zunächst der Leistungsbilanz des vergangenen Jahres Rechnung getragen werden. Dazu gilt es folgendes zu hinterfragen:

  • Welche gesteckten Ziele wurden erreicht – welche nicht?
  • Aus welchen Gründen?
  • War die Anzahl der vereinbarten Ziele überschaubar genug?
  • Waren es  zu viele oder möglicherweise zu wenige?
  • Wurden Wünsche und Anliegen eines Mitarbeiters angemessen erfragt und berücksichtigt?
  • Hatte der Mitarbeiter die Chance, eigene Ideen einzubringen?

Gleichzeitig ist ein neutrales und möglichst offenes Feedback gegenüber dem Mitarbeiter wichtig. Wichtig dabei ist, dass der Vorgesetzte die Stärken, aber auch Schwächen des Arbeitnehmers offen benennt, das aber möglichst konstruktiv und ohne verletzende Kritik zu äußern. Das Gespräch soll schließlich dazu dienen, den Mitarbeiter für das kommende Jahr zu motivieren und dessen Bindung ans Unternehmen zu stärken.

 

Tipps, um Stärken und Schwächen konstruktiv zu benennen

Dabei hilft die folgende Vorgehensweise:

  • Mit den positiven Aspekten beginnen.
  • Erst dann Schwächen benennen.
  • Jede Schwäche mit einem konstruktiven Verbesserungsvorschlag versehen.
  • Keine Verallgemeinerungen á la „Immer, wenn Sie das tun, passiert das und das…“
  • Stattdessen konkrete Beobachtungen benennen.
  • Ich-Botschaften formulieren: „Ich habe den Eindruck, dass…“. Das wirkt weniger angreifend.
  • Gegenfragen stellen, um den Gesprächspartner einzubeziehen: „Sehen Sie das ähnlich…?“
  • Dem anderen die Möglichkeit geben, zu jedem Punkt Stellung zu beziehen, um seine Sicht der Dinge zu erklären und Wünsche oder Bedürfnisse zu benennen.

 

Was ist ein 360-Grad-Feedback?

In die Stärken-Schwächen Analyse kann auch ein so genanntes 360-Grad-Feedback einfließen. Immer häufiger arbeiten Fachkräfte stark projektbezogen und nicht immer unmittelbar mit ihrem Vorgesetzten zusammen. Das führt dazu, dass der Chef den einzelnen Mitarbeiter oder dessen Leistungen gar nicht mehr dezidiert einschätzen kann.

Hier gewinnen 360 Grad Feedbacks zunehmend an Bedeutung. Sie beziehen auch die Einschätzung von Kollegen, anderen Führungskräften, Kunden oder externen Dienstleistern ein, mit denen der Mitarbeiter gearbeitet hat. Alle Befragten erstellen anhand eines Fragebogens ein Fremdbild der zu beurteilenden Person. Im Vergleich mit deren eigener Selbstwahrnehmung, für die es wiederum einen eigenen Feedbackbogen gibt, erhält der Vorgesetzte im Ergebnis eine differenzierte und detaillierte Einschätzung der Schlüsselqualifikationen eines Mitarbeiters. Mit einer HR Software geht das in Sekundenschnelle.

 

Stärken und Schwächen der Führungskraft

Nachdem den Stärken und Schwächen des Mitarbeiters große Aufmerksamkeit geschenkt wurde, steht in einem Mitarbeitergespräch auch das Führungsverhalten des Vorgesetzten zur Debatte. Hier sollte der Mitarbeiter aus seiner Sicht Stärken und Schwächen der Führungskraft benennen.

Dieser Punkt ist wichtig und sollte auf keinen Fall übersprungen werden. Denn manches Mal entpuppt sich eine vermeintliche Schwäche des Mitarbeiters auch als Führungsschwäche des Vorgesetzten: Zum Beispiel, wenn dem Mitarbeiter nicht immer alle nötigen Informationen zur Verfügung stellt, um seine Aufgaben optimal ausführen zu können. Werden solche Dinge offen angesprochen, findet man gemeinsam eine Lösung.

 

Erörterung passender Entwicklungsmaßnahmen

Sind Stärken und Schwächen erörtert, geht es um die Frage, wie die Stärken des Mitarbeiters weiter gestärkt und die Schwächen geschwächt werden können. Hier bieten sich mehrere Möglichkeiten an. Zum Beispiel können Mitarbeiter und Vorgesetzte spezifische Entwicklungsmaßnahmen ins Auge fassen: Seminare, Trainings, Workshops, der Besuch von Fachevents, E-Learning und dergleichen.

Führungskräfte sollten ihre Mitarbeiter hier unbedingt ermutigen, sich bei der Wahl der richtigen Weiterbildung einzubringen. Denn nicht jede Maßnahme passt zu jedem Gemüt.

 

Ziele für das kommende Jahr definieren

Auf dieser Grundlage lassen sich die Ziele für das kommende Jahr definieren. Diese sollten neben fachlichen Zielen auch die vereinbarten Entwicklungsmaßnahmen beinhalten.

Und sie sollten SMART sein. Dahinter verbirgt sich nichts anderes als die folgenden Parameter:

  • Specific (genau beschrieben)
  • Measurable (messbar)
  • Attainable (erreichbar)
  • Relevant (wichtig)
  • Timed (zeitlich bestimmt)

 

Zwischengespräche festlegen

Wichtig für die Erreichung von Zielen ist eine kontinuierliche Fortschrittskontrolle. Im Falle von Problemen in laufenden Projekten können Vorgesetzter und Mitarbeiter dann zum Beispiel rechtzeitig an der Problemlösung arbeiten, sodass die Zielerreichung nicht gefährdet ist.

Alternativ können Ziele unterjährig angepasst werden, falls sich zum Beispiel die Parameter eines Projekts so grundlegend verändert haben sollten, dass das bisherige Ziel obsolet geworden ist. Regelmäßige Zwischengespräche stellen sicher, dass Mitarbeiter und Führungskraft immer auf dem Neuesten Stand sind. So müssen sie sich nicht hinterher fragen, wieso die gemeinsamen Vorhaben doch nicht geklappt haben.

 

Schriftliche Dokumentation des Mitarbeitergesprächs


Alle Vereinbarungen, die in dem Mitarbeitergespräch getroffen wurden, sollten schriftlich dokumentiert werden. Nur so kann nach Ablauf der Zielerreichungsfrist überprüft werden, was vereinbart und ob es auch eins zu eins eingehalten wurde. Damit alles für alle Seiten mit rechten Dingen zugeht, bekommt der Mitarbeiter eine Kopie der Aufzeichnungen. So kann er auch selbst immer wieder überprüfen, ob er sich in punkto Zielerreichung auf dem richtigen Weg befindet.

Noch einfacher geht es mit einer HR Software. In dieser lässt sich das Mitarbeitergespräch dokumentieren. Eine Übersicht über die vereinbarten Ziele und eine automatische Fortschrittskontrolle machen den Status Quo sowohl für Mitarbeiter und Führungskraft auf einen Blick nachvollziehbar.

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Ergeben sich Änderungen, haben sowohl Manager als auch Mitarbeiter jederzeit die Möglichkeit, einen entsprechenden Vermerk direkt in dem Tool zu hinterlegen. Das Programm informiert den jeweils anderen dann automatisch per Mail, dass Handlungsbedarf besteht. Bei einem kurzen Meeting lässt sich dann gemeinsam entscheiden, ob manche Ziele neu definiert oder verändert werden müssen. So halten die Ziele auch mit den vielen unvorhersehbaren Ereignissen unserer dynamischen Zeit Schritt.

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