HR-Blog
Absage Vorstellungsgespräch
Personalplanung  |  8 Min.

Absage nach dem Vorstellungsgespräch formulieren

Sonja Dietz

Geschäftsmann überreicht Absage schreiben und hält einen Brief sowei eine Box in der Hand

Eine Absage nach einem Vorstellungsgespräch zu verfassen, gehört ganz sicher nicht zu den Lieblingsdisziplinen im Recruiting. Und was man nicht gerne macht, will man meist hinter sich bringen. Allerdings passieren dann auch unschöne Recruiting -Fehler, die den Kandidaten unter Umständen verärgern. Diese können sich rächen. Denn man sieht sich bekanntlich immer zweimal im Leben. 

 

Wie formuliere ich eine Absage

Es gehört zum täglich Brot eines Recruiters, Absagen nach einem Vorstellungsgespräch an Kandidaten zu verfassen. Leider lauern bei dieser unangenehmen Disziplin einige Fettnäpfchen, die besser vermieden werden sollten. Selbst, wenn bis hierhin alles reibungslos im Bewerbungsprozess verlief und die Candidate Experience top war – an dieser Stellen kosten zu schnell dahin gehudelte Absagen einen Arbeitgeber schnell die Reputation. Und zwar nicht nur bei dem abgelehnten Talent selbst.

Bedenken Sie: Jeder Fehltritt beim Verfassen des Absageschreibens ziehen schnell auch größere Kreise. Was ist zum Beispiel, wenn das abgelehnte Talent eine negative Bewertung bei kununu hinterlegt? Oder, wenn es seinem Ärger in den sozialen Medien Luft macht? Heutzutage kann sich jeder negative Eindruck, den ein Bewerber von einem Unternehmen hat, in Bewerberkreisen rasant verbreiten. Daher sollte beim Formulieren eines Absageschreibens höchste Konzentration an den Tag gelegt werden.

Wann sollte man spätestens nach einem Vorstellungsgespräch absagen?

Unser Tipp: Lassen Sie das Talent nicht zu lange zappeln und sehen Sie zu, spätestens nach einer Woche eine Absage zu formulieren und zu versenden. Sie wissen ja selbst, wie unangenehm es sein kann, lange auf wichtige Informationen zu warten. In unserem Leitfaden erfahren Sie, was zu beachten ist, um eine höfliche Absage auf eine eingegangene Bewerbung zu formulieren.

 

Absage nach der Bewerbung: Bitte höflich und persönlich

Vergleicht man verschiedene Absageschreiben von Firmen miteinander, kann es vorkommen, dass sich eines wie das andere liest – ohne, dass die Organisationen irgendetwas miteinander zu tun haben. In solchen Fällen haben die Arbeitgeber ganz offensichtlich auf Standardtexte zurückgegriffen, die in der Regel in einem Bewerbermanagementsystem als fertige Vorlagen vorliegen.

Was eigentlich als Service vom Hersteller gemeint ist, um dem Recruiter bei der unliebsamen Aufgabe, eine Absage nach einem Vorstellungsgespräch zu formulieren, das Leben leichter zu machen, kann sich leicht als Bumerang entpuppen. Dann nämlich, wenn der Personaler die Textpassagen eins zu eins verwendet. Das ist nämlich ganz und gar nicht im Sinne des Erfinders. Eigentlich sind die Textbausteine nur als Anregung für eine Absage nach einer Bewerbung gedacht und sollten nochmal individuell auf den Bewerber angepasst werden. Alles andere hat nichts mit einer wertschätzenden Absage zu tun.

So machen Sie es richtig:

Wichtig ist, dass sich der Kandidat sich persönlich angesprochen fühlt. Je konkreter und verbindlicher, wertschätzender und höflicher eine Absage formuliert ist, umso mehr zeigt der Arbeitgeber, dass er sich intensiv mit dem Talent auseinandergesetzt hat.

Das gelingt am besten, indem in der Absage konkrete Bezüge zum Lebenslauf oder zum Vorstellungsgespräch hergestellt werden. So gelingt es Ihnen, eine höfliche Absage zu schreiben.

 

Muster für die Erstellung eines Absageschreibens

„Ihr Engagement und Ihre Erfolge bei Projekt XYZ haben uns sehr beeindruckt, auch das sympathische Jobinterview mit Ihnen hat uns sehr gefallen. Leider müssen wir Ihnen aber mitteilen, dass wir Sie aufgrund der zahlreichen Bewerbungen nicht in die engere Wahl nehmen konnten. Wir würden uns aber über Ihr Zugeständnis freuen, Ihre Daten in unseren Talentpool aufnehmen zu dürfen.”

Eine höfliche und wertschätzende Absage kann dazu führen, dass sich das Talent in den sozialen Netzen lobend über das Verhalten des Unternehmens äußert: „Obwohl ich die Stelle nicht bekommen habe, kann ich das Unternehmen aufgrund der Nettigkeit und Menschlichkeit im Umgang mit Bewerbern nur loben.”

 

Junge Frau bei der Arbeit am Laptop

 

Negative Bewertungen durch höfliche Absageschreiben vermeiden

Nichtssagende, stereotype Absageschreiben tragen hingegen dazu bei, dass das das Unternehmen nicht in guter Erinnerung bleibt. Der abgelehnte Kandidat fühlt sich nicht wertgeschätzt und fühlt sich als einer von vielen abgestempelt. So etwas verärgert. Und zwar aus gutem Grund.

Bedenken Sie, wieviel Mühe sich viele Bewerber beim Verfassen ihrer Unterlagen machen. Sie setzen sich erstmal hin und recherchieren mühsam in Jobbörsen, auf Businessnetzwerken, Karriereseiten und in den Unternehmensauftritten in den sozialen Medien nach passenden Jobangeboten. Viele schreiben dann stundenlang an einer individuellen Bewerbung und zerbrechen sich den Kopf, wie sie ihr Anschreiben und ihren CV so auf die Zielfirma ausrichten, dass diese auch wirklich erkennt, dass es sich bei dem Talent um den Perfect Match für die vakante Stelle handelt. Dann bereiten sie sich mühevoll auf ein Jobinterview vor, um letztlich mit einer nicht eben wertschätzend formulierten Absage abgefertigt zu werden, die vor Standardfloskeln wimmelt. Bei dieser Diskrepanz würden auch Sie verschnupft reagieren, oder?

 

Bei der Absage auf eine Bewerbung auf das AGG achten

Ein weiterer wichtiger Punkt, der bei einer Absage nach einem Vorstellungsgespräch zu beachten ist: Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) gilt innerhalb des kompletten Bewerbungsprozesses – natürlich auch beim Verfassen einer wertschätzenden Absage. „Das AGG ist ein deutsches Bundesgesetz, das Benachteiligungen aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität verhindern und beseitigen soll“.

Rechtskonforme Stellenanzeige
Rechtskonforme Stellenanzeige

So sind Sie auf der sicheren Seite

Jetzt downloaden

In diesem Zusammenhang sollten Personalverantwortliche unbedingt darauf achten, dass in einem Absageschreiben keine Absagegründe genannt werden, die einen Diskriminierungstatbestand darstellen. Grundsätzlich ist es  hier empfehlenswert, mit einem Juristen mögliche Formulierungen abzustimmen. Nicht möglich sind zum Beispiel Absagen wegen “bestehender Sprachbarrieren” oder  “veralteten Wissens”.

Diese Begründungen geben Rückschluss darauf, dass ein Bewerber wegen seiner Herkunft oder wegen seines Alters abgelehnt wurde. Fühlt sich der betroffene Bewerber, der die wenig wertschätzende Absage erhält, stark diskriminiert, kann es passieren, dass dieser vor Gericht zieht und Schadenersatz einklagt.

 

Einen Grund für die Absage nennen

Schwierig ist außerdem, wenn der Arbeitgeber den Grund für die Absage nach dem Vorstellungsgespräch schuldig bleibt. Schließlich will sich der Bewerber weiterentwickeln und ist dazu auf die Manöverkritik des Arbeitgebers angewiesen. Mit diesen Hinweisen kann er beim nächsten Versuch vielleicht einiges anders machen.

Lässt das Unternehmen aber offen, warum es zu der Absage kam, beginnt das große Spekulieren und der Bewerber kommt vom Hundertste ins Tausendste, woran es gelegen haben könnte. Alarm: Hier sind schlechte Gefühle im Anmarsch! Je konkreter der Bewerber hingegen nachvollziehen kann, warum er abgelehnt wurde, umso besser.

Hier bietet sich zum Beispiel in der Absage eine höfliche Formulierung wie diese an:

„Manchmal hängt eine Entscheidung in der Personalauswahl nur von Kleinigkeiten ab. In diesem Fall war es auch so. Wir hätten uns eine Zusammenarbeit sehr gut vorstellen können, doch letztlich war Ihnen eine Mitbewerberin in ihrem Erfahrungsschatz einen ganz kleinen Schritt voraus. Wir haben uns die Entscheidung nicht leicht gemacht.”

 

Professionell bleiben

Wichtig bei einer Absage nach einem Vorstellungsgespräch ist außerdem: Bleiben Sie immer professionell und wählen Sie keine zu kumpelhaften Formulierungen á la “lassen Sie den Kopf nicht hängen”. Der Bewerber fühlt sich hier schnell erniedrigt, denn diese Worte drücken Mitleid aus. Machen Sie stattdessen lieber ein Angebot für eine mögliche gemeinsame Zukunft. Das lässt das Talent nach vorne blicken.

Ein Beispiel:

„Dieses Mal finden wir leider nicht zueinander, aber das muss nicht so bleiben. Denn unser Unternehmen wächst und hochkompetente Kandidaten wie Sie sind bei uns immer gern gesehen. Wir würden uns daher freuen, Ihr Profil unserem Talent Pool  hinzufügen zu dürfen. Vielleicht ergibt sich ja beim nächsten Mal die passende Chance. Wir freuen uns, mit Ihnen in Kontakt zu bleiben.”

 

Fehlende Verbindlichkeit bei der Absage

Soweit, so gut. Wer als Arbeitgeber bis dahin alles richtig gemacht hat, ist anderen Organisationen in punkto Absagenmanagement schon einmal einen ganzen Schritt voraus. Noch besser ist es allerdings, wenn der Recruiter abschließend noch eine kleine Verbindlichkeit einstreut. Zum Beispiel ein Gesprächsangebot, falls noch Fragen bestehen sollten. So signalisiert der Personalsuchende, dass er den Kontakt durchaus aufrecht erhalten und keine Türen zuschlagen möchte.

Auch ein sehr freundlicher Gruß am Ende des Absageschreibens kann die Stimmung des Kandidaten noch einmal positiv beeinflussen. Wie wäre es zum Beispiel mit “herzlichen Grüßen” statt den üblichen “vielen Grüßen”. Oder besser noch: “sonnige Grüße”. Spätestens die dürften ein kleines Lächeln auf das Gesicht des Kandidaten zaubern.

Noch ein Tipp für eine wertschätzende und höfliche Absage nach dem Vorstellungsgespräch: Viele Arbeitgeber verschicken ihre Absageschreiben klassisch per Post. Was spricht hier zum Beispiel dagegen, dem Absageschreiben ein kleines “Giveaway” aus dem Unternehmen beizulegen?

Da findet sich bei den Kollegen aus der Marketingabteilung bestimmt schnell etwas: Ein Kuli, ein Block oder anderweitige Streuartikel. Auch eine kleine Süßigkeit kann als eine nette Geste wahrgenommen werden, mit der der Arbeitgeber dem Kandidaten die schlechte Nachricht im wahrsten Sinne des Wortes zumindest doch etwas versüßen kann.

Sie suchen Lösungen, um Ihr Recruiting zu verbessern? Wir beraten Sie gerne – angefangen von den besten Strategien zum Aufbau Ihrer Stellenanzeige bis hin zur Auswahl einer HR-Software, mit der sich viele Prozesse zeitgemäß und effektiv steuern lassen. Kontaktieren Sie uns jederzeit

Finden Sie eBooks zu allen Themen in unserer Academy

Abonnieren Sie unseren Newsletter, um nichts zu verpassen

030 120 643 64

Für kostenfreie Anrufe.

post@personalhub.de

Für alle, die lieber schreiben.

Rückruf-Service

Wir rufen Sie gerne zurück.

Wir sind täglich von 8:00 bis 18:00 Uhr für Sie da.