Nach dem Recruiting ist vor dem Onboarding: Ist ein neues Talent für eine offene Stelle gefunden, dreht sich im nächsten Schritt alles um ein erfolgreiches Onboarding. Was alles dazu gehört und was dabei zu beachten ist…

 

Onboarding: Was ist das? Eine Definition.


Onboarding ist eine Abkürzung der amerikanisch-englischen Phrase “taking on board”, also An-Bord-Nehmen. Als Onboarding wird im Personalmanagement der Prozess beschrieben, der die Aufnahme neuer Mitarbeiter in eine Organisation oder Firma umfasst.

Warum gewinnt Onboarding an Bedeutung?

Die Relevanz für ein gelingendes Onboarding nimmt zu. Denn der Fachkräftemangel und der demographische Wandel machen es Unternehmen immer schwerer, die passenden Talente zu finden. Ein guter Onboarding Prozess trägt dazu bei, dass sich das jeweilige Talent schnell wohlfühlt, schnell eingearbeitet ist und dank einer guten Willkommens- und Unternehmenskultur lange bleibt. Das verhindert die Entstehung weiterer Kosten durch ein frühzeitiges Abspringen des Talents.

 

Die Phasen im Onboarding

Der Onboarding-Prozesses gliedert sich in 3 Phasen:

  • Vorbereitung
  • Orientierung
  • Integration

Nachfolgend stellen wir Ihnen vor, was in diesen Phasen zu beachten ist.

 

#1 Die Vorbereitung

Ein professionelles Onboarding steht und fällt mit einer guten Vorbereitungsphase. Schon vor dem ersten eigentlichen Arbeitstag sollte HR dem Mitarbeiter vorab wichtige Informationen zusenden – etwa das Leitbild des Unternehmens.

Auch Informationen über den zukünftigen Arbeitsbereich gehören dazu:

  • Strukturen im Unternehmen
  • Ansprechpartner
  • Aufgabenbereiche

So hat der angehende Arbeitnehmer die Möglichkeit, sich angemessen auf den Eintritt ins Unternehmen vorzubereiten.  Außerdem sollten in dieser Zeit auch alle Formalitäten geregelt werden: Kontoverbindung, Krankenkassenbescheinigung, Steuerdaten etc. So kann sich der Arbeitnehmer gleich ab dem ersten Tag voll und ganz auf seine Arbeit konzentrieren, weil alles Organisatorische erledigt ist.

Einarbeitungsplan, Buddy-System und Einrichtung des Arbeitsplatzes

Parallel dazu erstellt HR mit dem Linienvorgesetzten einen ersten Einarbeitungsplan und bestimmt einen Kollegen, der dem neuen Talent im Unternehmen als “Buddy” zur Seite steht. An ihn kann sich der Mitarbeiter jederzeit mit offenen Fragen wenden. Das macht in der ersten Zeit in einem neuen Umfeld vieles leichter.

Darüber hinaus sollte der Arbeitsplatz eingerichtet sein, wenn der neue Mitarbeiter an seinem ersten Tag erscheint: Telefon, Telefonnummer, E-Mail-Account, IT-Berechtigungen, Rechner, Schlüssel, Namensschilder und Visitenkarten – all das sollte fix und fertig bereit stehen. Das zeigt: Wir freuen uns auf Dich und tun alles, damit Du Dich bei uns wohlfühlst.

 

#2 Die Orientierung

In der ersten Phase am neuen Arbeitsplatz sollte der Mitarbeiter die nötige Zeit bekommen, sich in dem Unternehmen zurechtzufinden. Anfangs wird er genug damit zu tun haben, die Abläufe, Prozesse und Kollegen kennenzulernen, mit denen er zum Beispiel im Vorstellungsgespräch noch nicht das Vergnügen hatte.

Hierin sollten Personalverantwortliche und Führungskräfte den neuen Mitarbeiter bestmöglich unterstützen. Den Anfang macht eine herzliche Begrüßung mit einem kleinen Willkommensgeschenk. Dann folgt eine kleine Unternehmensführung, um den Neuankömmling mit den Kollegen bekannt zu machen. In dieser Phase lernt er auch seinen er Buddy kennen.

So sollte der Einarbeitungsprozess aussehen

Es folgt der Einarbeitungsprozess. Dieser beinhaltet ein Gespräch mit dem Vorgesetzten, das Kennenlernen des Arbeitsplatzes und eine Erklärung der Arbeitsabläufe und Tätigkeiten. Letztes kann der Chef oder besser noch ein direktes Teammitglied machen, mit dem der neue Kollege künftig zusammenarbeiten wird. So lernt man sich gleich ein bisschen kennen und kann sich in Ruhe beschnuppern.

Da es mühsam ist, alle Informationen zu protokollieren, ist eine Mappe mit Leitfäden, der Stellenbeschreibung und einer Systembeschreibung sinnvoll. Hier kann der neue Kollege alles noch einmal in Ruhe nachlesen.

 

#3 Die Integration

In Phase drei im Onboarding  geht es darum, das Talent noch fester ins Unternehmensgefüge zu integrieren, damit er  fest in der Organisation Fuß fasst.

 

Unsere Tipps zum Onboarding:

  • Gezielte Teambuilding-Maßnahmen können hier einen wertvollen Beitrag leisten.
  • Auch die Integration in abteilungsübergreifende Arbeitsgruppen und Projekte ist sinnvoll, um Kollegen außerhalb des Fachbereichs besser kennenzulernen.
  • Außerdem sind Angebote zum internen beruflichen Netzwerken sinnvoll: Das kann der informelle Austausch in der Kaffeeküche bis hin zum Chat im Corporate Social Network sein.

Um festzustellen, ob sich der Mitarbeiter wohlfühlt oder ob es Probleme gibt, die einer Lösung bedürfen, sollte er in regelmäßigen Abständen vom Vorgesetzten zum Mitarbeitergespräch eingeladen werden. So lassen sich bestehende Herausforderungen auf dem kurzen Dienstweg klären.

 

Fehler im Onboarding


Leider hakt es bei vielen Arbeitgebern allerdings im Onboarding. Das zeigen die Ergebnisse einer Studie der Online-Jobplattform StepStone. Diese Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden:

  • Der erste Tag am Arbeitsplatz und weder ein eingerichteter Computer steht parat noch ein einsatzbereites Telefon. Leider passiert genau das verhältnismäßig häufig. Jeder Dritte kennt solche Szenarien.
  • Nur etwa jede zweite Fachkraft wird an ihrem ersten Tag von ihrem neuen Vorgesetzten persönlich begrüßt.
  • Es geht aber noch schlimmer: Bei jedem sechsten Befragten war nicht einmal das Team über den Arbeitsantritt des neuen Kollegen informiert.
  • Auch bei der fachlichen Einarbeitung schludern Arbeitgeber. Nur 37 Prozent der betrieblichen Neuankömmlinge erhalten innerhalb der ersten zwei Wochen eine dedizierte Einführung ins Unternehmen. Unter den jüngeren Arbeitnehmern liegt die Zahl mit 41 Prozent sogar noch etwas höher.
  • Laut der Studie hatte nur die Hälfte der Befragten in ihrer Probezeit ein Feedbackgespräch.

 

Die Folgen eines schlechten Onboarding-Prozesses


Boreout Frau spielt gelangweilt am Arbeitsplatz mit Posttips

StepStone-Geschäftsführer Dr. Sebastian Dettmers kritisiert derartige Fehler im Onboarding scharf:

“Erfolgreiche Rekrutierung endet nicht mit der Vertragsunterschrift. Sondern erst, wenn der neue Kollege im Team integriert und fachlich eingearbeitet ist. Um langfristig erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen nicht nur schnell die richtigen Mitarbeiter finden, sondern diese auch schnell in die Lage versetzen, ihre Fähigkeiten im Sinne der Unternehmensziele einzubringen.”

Unter einer unzureichenden Einarbeitung leidet im Zweifel nicht nur die Qualität der Arbeit, sondern auch die Motivation der Mitarbeiter. Sie fühlen sich oft überfordert, weil sie die Prozesse und Arbeitsinhalte nicht hinreichend kennen, aber vollen Einsatz zeigen sollen.

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Hinzu kommt, dass sie sich noch nicht in den Kollegenkreis eingefunden haben sich manchmal aus Scham nicht trauen, Fragen zu stellen. Das sorgt für permanentes Unbehagen. All das kann in der Summe  zum Absprung eines Talents führen. Laut der Studie hat jeder dritte Mitarbeiter in der Probezeit schon einmal auf eigenen Wunsch das Unternehmen verlassen.

 

Wie eine HR Software beim Onboarding unterstützen kann


Eine moderne HR Software für das Onboarding kann entscheidend zur Prozessqualität beitragen. Sie kommt bereits ab dem Tag der Vertragsunterschrift zum Einsatz. Organisationen versenden über das Tool eine Nachricht an neue Mitarbeiter, heißen sie noch vor dem ersten Arbeitstag willkommen, gratulieren zur Vertragsunterzeichnung und geben einen ersten Einblick in ihr Unternehmen. Integrierbar in die Mail sind Präsentationen über Produkte, Services oder Veröffentlichungen und – natürlich – Informationen über das neue Team.

 

Die ersten Tage im neuen Arbeitsumfeld

Die Software hilft auch dabei, die ersten Tage im neuen Arbeitsumfeld zu steuern. Zum Beispiel steht in ihr ein strukturierter Einarbeitungsplan zur Verfügung, der dem Neuankömmling aufzeigt, wie die ersten Tage ablaufen. Offene Fragen lassen sich jederzeit per Chat klären. So fühlt sich der neue Mitarbeiter direkt wohl und gut aufgehoben.

Auch unternehmensinterne Workflows in punkto Facility Management oder IT lassen sich über die Software steuern. Zum Beispiel kann HR anderen Fachbereichen Aufgaben zuweisen. Die Einrichtung des Arbeitsplatzes etwa.

 

Mit HR Software den weiteren Verlauf der Onboarding-Phase steuern

Zur weiteren fachlichen Einarbeitung stellen Arbeitgeber dem Mitarbeiter über das hauseigene Onboarding-Tool wichtige Artikel, Berichte oder Dokumente zur Verfügung und sorgen mit spielerischen Formaten wie Umfragen für eine abwechslungsreiche Onboarding-Phase.

Und das Beste: Das Ganze funktioniert auch zeit- und ortsunabhängig per App, was gerade die Generationen Y und Z erfreuen dürfte, die vorrangig per Smartphone kommunizieren. So macht Onboarding Spaß und Fettnäpfe werden zielgerichtet umgangen.

Sie wollen Ihr hauseigenes Onboarding mit einer HR Software optimieren? Unser unabhängiges Expertenteam berät Sie sehr gerne. Nehmen Sie jederzeit Kontakt auf.

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