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Personalplanung

Personalplanung: Definition, Instrumente und Tipps

Damit alle Prozesse in einem Unternehmen reibungslos funktionieren, ist es wichtig, dass die Personaldecke immer stabil ist und keine Lücken aufweist. Das macht eine optimale  Personalplanung unerlässlich. Doch was heißt das konkret? Was ist unter einer perfekten Personalplanung zu verstehen? Und: Wie ist der Begriff Personalplanung genau definiert?

Definition: Was genau bedeutet Personalplanung?

Die Definition des Begriffs Personalplanung lautet: Die Personalplanung ist darauf ausgerichtet, dass der Bedarf eines Unternehmens an Personal immer perfekt gedeckt ist. So bleiben Aufgaben weder liegen, weil Arbeitnehmer überfordert sind, noch sind Mitarbeiter unterfordert und drehen Däumchen. Beides ist schlecht, weil sich sowohl Über- als auch Unterforderung demotivierend auf Mitarbeiter auswirkt. Langfristig senkt das die Mitarbeiterbindung und erhöht die Wechselwilligkeit. Das ist mit einer optimalen Personalplanung vermeidbar. 

 

Ein wichtiger Teil der Personalplanung ist die Personalentwicklung. Diese zielt darauf ab, das Wissen im Unternehmen stets up-to-date zu halten. Damit haben Betriebe optimale Voraussetzungen, um Services zu erbringen oder Produkte zu entwickeln, die immer auf der Höhe der Zeit sind. Wichtig dafür ist, den eigenen Mitarbeitern das richtige Maß an Fort- und Weiterbildungen zu gewährleisten. 

Mit einer optimalen Personaplanung sind also viele Vorteile verbunden: 

  • Mitarbeiter arbeiten effizient. 
  • Mitarbeiter sind motiviert und stärker gebunden. 
  • Die Fluktuations-Kurve ist gering. 
  • Das Unternehmen ist innovativer. 


Organisatorisch fällt die Personalplanung in den Aufgabenbereich des Human Resources Management und ist zentraler Bestandteil der Unternehmensplanung.

 

Die Instrumente der Personalplanung

Für eine perfekte Personalplanung kommen verschiedene Instrumente zum Einsatz. Zu den bekanntesten Instrumenten der Personalplanung gehören diese:

 

  • Arbeitsplatz mit Stellenbeschreibung: In der Stellenbeschreibung werden Ziele, Aufgaben, Befugnisse, Kompetenzen und Pflichten eines Stelleninhabers beschrieben.
  • Stellenplan und Stellenbesetzungsplan: In einem Stellenplan sind alle Stellen aufgelistet, die ein Unternehmen besetzen kann. Der Stellenbesetzungsplan bildet hingegen die aktuell besetzten Stellen ab. Sind die Pläne nicht deckungsgleich, ergibt sich Handlungsbedarf. Im Falle einer Differenz zwischen Stellenplan und Stellenbesetzungsplan besteht dringender Personalbeschaffungsbedarf. Besteht ein Plus, deutet das auf einen Personalüberhang hin. Hier ist ein Stellenabbau vonnöten.
  • Anforderungsprofil: Das Anforderungsprofil listet auf, welche Qualifikationen und Fähigkeiten ein Mitarbeiter mitbringen soll, um eine Arbeitsstelle optimal auszufüllen.
  • Laufbahnplanung: Die Laufbahnplanung ist darauf ausgerichtet, die Mitarbeiter eines Unternehmens in ihrem Mitarbeiterlebenszyklus den optimalen Arbeitsplätzen zuzuordnen. 
  • Personalstatistiken: Unternehmen erheben Personalstatistiken, in denen sie wichtige Personaldaten festhalten. Auf dieser Basis können sie innerhalb der Personalplanung zum Beispiel den Soll-Personalstand gegen den Ist-Zustand abgleichen.

 

 

 

Strategische Personalplanung 

Die Arbeitswelt verändert sich permanent. Daher ist eine strategische Personalplanung von erheblicher Bedeutung. Das ist zum Beispiel in ausgedünnten Arbeitsmärkten vonnöten, in denen neues Personal nicht von heute auf morgen rekrutiert werden kann. Hier müssen Personalbedarfe frühzeitig erkannt und gedeckt werden. 

 

Eine langfristige strategische Personalplanung hilft Unternehmen dabei, absehbare Veränderungen der eigenen Personaldecke frühzeitig zu erkennen und diesen frühzeitig gegenzusteuern. So können Betriebe Risiken erheblich minimieren.

Eine strategische Personalplanung umfasst: 

  • Erfassung des zukünftigen Personalbedarfs 
  • Erhebung des aktuellen Personalbestands
  • Ein Abgleich zwischen Ist- und Soll-Bedarf in einem Planungshorizont  bis zu zehn  Jahren
  • Ermittlung der benötigten Qualifikationen und Kompetenzen
  • Erfassung bevorstehender Renteneintritte
  • Erfassung der Fluktuationsquote
  • Erfassung von Zu- und Abgängen durch Elternzeiten, Krankheiten etc. 

 

Aus der Gegenüberstellung aller Faktoren ergibt sich ein Bild, wie sich der Personalbedarf voraussichtlich entwickelt. 

Software für die Personalplanung

Software für die Personalplanung unterstützt Arbeitgeber mit genau zugeschnittenen Funktionen, den aktuellen und zukünftigen Personalbedarf zu steuern. Sie gleicht zum Beispiel automatisch die Fähigkeiten von Mitarbeitern mit dem Anforderungsprofil für eine zu besetzende Stelle ab. So lässt sich per Knopfdruck eruieren, ob sich für eine Vakanz vielleicht inhouse die perfekte Besetzung findet. 

 

Mit einer Software für die Personalplanung lassen sich außerdem folgende Aspekte steuern: 

  • Personalbedarfsplanung
  • Planung der Personalbeschaffung
  • Planung der Personalentwicklung 
  • Planung des Personaleinsatzes
  • Planung der Personalfreisetzung
  • Nachfolgemanagement
  • Erstellung von Karriereplänen

 

Mit der richtigen Software für die Personalplanung haben Personalmanager alles im Griff. 

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